Privacy Policy

1. Scope

This policy explains how the following private, community-operated Discord applications process data when providing moderation, support, roleplay, whitelist, ticket, and server-administration features for the Solve community:

• Solve・Naruto — application 1368647398548701356
• Solve・Rôleplay — application 1392136292107681792
• Solve・Douane — application 1373374958012465152
• Solve・Admin — application 1378096450613018716

2. Data we process

Depending on the application and the feature used, we may process:

• Discord user, guild, channel, role, message, and interaction identifiers;
• guild membership and role information required for access control and role synchronization;
• ticket, whitelist, interview, staff, blacklist, XP, and roleplay workflow records;
• messages and attachments that a user voluntarily sends directly to Solve・Admin;
• for Solve・Admin ticket archives, ordinary messages in authorized ticket channels, including staff messages, message timestamps, author tags, and opening-ticket embed content;
• for Solve・Rôleplay ticket transcripts, ordinary messages in its ticket channels (message text, timestamps, author display names, and attachment filenames), read only when a ticket is closed;
• message content in specifically configured operational channels used by Solve・Douane for absence forwarding, staff alerts, ticket transcripts, and deterministic moderation;
• technical logs needed to diagnose failures and protect the applications.

The applications do not request account passwords, payment-card data, or private messages unrelated to an interaction with the applications.

3. Why we use the data

We process the minimum data needed to:

• synchronize authorized roles between controlled Solve servers;
• detect member joins and role changes required by configured workflows;
• create, route, manage, archive, and audit support or roleplay tickets;
• operate whitelist, interview, absence, blacklist, and staff-management workflows;
• answer users, enforce community rules, prevent abuse, and investigate operational incidents;
• maintain application reliability and security.

We do not sell personal data, use it for advertising, or use message content to train machine-learning or artificial-intelligence models.

4. Privileged Discord data

• Guild Members: used only where real-time joins, member lists, or role synchronization are necessary. Solve・Admin does not request this privileged intent.
• Message Content: used by Solve・Douane in configured operational channels. Solve・Admin's requested use is to read ordinary messages in authorized ticket channels when authorized staff confirm ticket closure, so a complete ticket archive can be created before the channel is deleted. Direct messages sent to Solve・Admin remain available without this privileged intent. Solve・Rôleplay's requested use is to read ordinary messages in its ticket channels when a ticket is closed (by the ticket owner, a game master or an administrator, or automatically after at least 72 hours of player inactivity), so a transcript can be posted in a restricted staff log channel before the channel is deleted. This description of requested access does not mean Discord has approved or enabled it.
• Presence: used only by Solve・Naruto for configured live-stream activity detection. The other applications covered by this policy do not request it.

5. Storage, recipients, and security

Data may be stored in access-controlled Discord channels, local state files or SQLite on dedicated hosting, MySQL databases, and, for selected Douane workflows, restricted Google Sheets. Access is limited to the application operator and authorized Solve staff whose duties require it. Service providers may process data only to host or deliver these features, including Discord, the infrastructure and database hosts, and Google for the relevant Sheets.

Network traffic uses encrypted HTTPS/TLS connections where supported. Persistent stores containing Discord API data are kept on access-controlled infrastructure configured for encryption at rest. Secrets and authentication credentials are not placed in public source code. Temporary ticket-transcript files created by Solve・Douane are deleted immediately after their transfer to the restricted Discord log channel.

Solve・Admin ticket archives are written as local .log files on the bot host and uploaded to the configured Discord log channel. They contain the ticket message text, timestamps, author tags and opening-ticket embed content. Unlike the Douane temporary-file workflow, Admin archive files are not routinely deleted after upload.

Solve・Rôleplay builds its ticket transcripts in memory and uploads them directly to the restricted Discord log channel. No transcript file is written to the bot host, and its SQLite ticket database stores no message content.

6. Retention

Solve・Admin ticket archives: local .log files and their Discord log-channel copies are retained indefinitely, with no scheduled or routine deletion currently planned. This is a specific exception to the general operational-retention description below. The access, correction and deletion-request contact in section 7 remains available; there is no automatic expiry or purge of these archives.

Operational identifiers and workflow records are retained only while they are needed to provide the configured feature, preserve ticket or moderation integrity, resolve disputes, or meet security obligations. Message content processed by Solve・Douane or Solve・Rôleplay is normally kept on Discord in the relevant operational or staff-only channel; it is not used to build an off-platform message archive. Temporary off-platform transcript files are removed immediately after upload. Data is deleted or anonymized when it is no longer required, subject to legitimate moderation, security, and legal needs.

7. Your choices and deletion requests

Users may request access, correction, or deletion of data associated with their Discord user ID. Contact nagisa_sano on Discord or open a support ticket in the official Solve・Naruto Discord server. Include the relevant Discord user ID and application name so the request can be verified and located. We may retain limited records where necessary for abuse prevention, community safety, dispute resolution, or legal compliance.

8. Changes

We may update this policy when application features or data practices change. The current version and its effective date will remain available at this URL.

Version française

1. Champ d’application

Cette politique décrit le traitement des données par les applications Discord privées de la communauté Solve : Solve・Naruto, Solve・Rôleplay, Solve・Douane et Solve・Admin, identifiées ci-dessus.

2. Données traitées et finalités

Selon la fonctionnalité utilisée, les bots peuvent traiter des identifiants Discord (utilisateur, serveur, salon, rôle, message et interaction), les rôles et l’appartenance aux serveurs, des données de tickets, whitelist, entretiens, staff, blacklist, XP et workflows RP, ainsi que les messages ou pièces jointes volontairement adressés à Solve・Admin. Solve・Douane lit le contenu uniquement dans des salons opérationnels configurés pour les absences, alertes staff, transcriptions de tickets et règles de modération déterministes.

Ces données servent exclusivement à fournir les fonctionnalités communautaires configurées, sécuriser les serveurs, appliquer les règles et diagnostiquer les incidents. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d’IA.

Pour archiver les tickets avant leur fermeture, l’usage demandé de Message Content par Solve・Admin permet de lire les messages ordinaires des salons de tickets autorisés, notamment ceux du staff. L’archive comprend le texte, les horodatages, les noms Discord des auteurs et le contenu de l’embed d’ouverture. Les MP adressés au bot restent accessibles sans cet intent. Cet usage demandé ne signifie pas que Discord l’a approuvé ou activé.

Pour conserver l’historique des tickets RP, l’usage demandé de Message Content par Solve・Rôleplay permet de lire les messages ordinaires de ses salons de tickets, uniquement à la fermeture d’un ticket (par son auteur, un MJ ou un administrateur, ou automatiquement après au moins 72 h d’inactivité du joueur). La transcription comprend le texte, les horodatages, les noms Discord des auteurs et le nom des pièces jointes ; elle est postée dans un salon de logs réservé au staff avant la suppression du salon. Cet usage demandé ne signifie pas que Discord l’a approuvé ou activé.

3. Stockage, accès et sécurité

Les données peuvent être conservées dans des salons Discord à accès restreint, des fichiers d’état ou bases SQLite sur l’hébergement dédié, des bases MySQL et, pour certains workflows Douane, des Google Sheets restreints. L’accès est limité au propriétaire des applications et aux membres autorisés du staff Solve. Les communications utilisent HTTPS/TLS lorsque le service le permet et les stockages persistants contenant des données de l’API Discord sont placés sur une infrastructure contrôlée configurée avec chiffrement au repos. Les fichiers temporaires de transcription créés par Solve・Douane sont supprimés juste après leur transfert dans le salon Discord de logs restreint.

Les archives de tickets Solve・Admin sont écrites dans des fichiers .log sur l’hébergement du bot puis envoyées dans le salon Discord de logs configuré. Contrairement aux fichiers temporaires de Douane, ces fichiers Admin ne sont pas supprimés systématiquement après envoi.

Solve・Rôleplay construit ses transcriptions en mémoire et les envoie directement dans le salon Discord de logs restreint : aucun fichier n’est écrit sur l’hébergement et sa base SQLite de tickets ne contient aucun contenu de message.

4. Conservation et droits

Exception pour les archives de tickets Solve・Admin : les fichiers .log locaux et leurs copies dans le salon Discord sont conservés sans limite de durée prévue. Aucune suppression planifiée ou systématique n’est actuellement prévue. Les demandes d’accès, de rectification et de suppression restent possibles via le contact ci-dessous ; il n’existe pas de purge automatique de ces archives.

Les identifiants et données opérationnelles ne sont conservés que pendant la durée nécessaire au fonctionnement, à l’intégrité des tickets et de la modération, à la sécurité ou aux obligations légales. Le contenu traité par Solve・Douane et Solve・Rôleplay reste normalement dans les salons Discord concernés et ne constitue pas une archive externe des messages.

Pour demander l’accès, la rectification ou la suppression de données liées à votre identifiant Discord, contactez nagisa_sano sur Discord ou ouvrez un ticket sur le serveur officiel Solve・Naruto. Précisez votre identifiant Discord et l’application concernée. Certaines traces limitées peuvent être conservées lorsque la sécurité, la prévention des abus, un litige ou la loi l’exige.

5. Modifications

Cette politique peut évoluer avec les fonctionnalités ou pratiques de données. La version en vigueur et sa date resteront publiées à cette adresse.